教學(xué)秘書是外語系主任、副主任教學(xué)管理工作的助手，行政上由系主任領(lǐng)導(dǎo)，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。教學(xué)秘書應(yīng)選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、熟悉教學(xué)管理的工作人員擔(dān)任。教學(xué)秘書的職責(zé)如下：

一、學(xué)籍管理

1.負(fù)責(zé)建立、保管全系學(xué)生的學(xué)籍檔案。

2.辦理學(xué)生升、休、復(fù)、退、轉(zhuǎn)和留（降）級等各種手續(xù)，并及時記載學(xué)生學(xué)籍變動情況。

二、教務(wù)管理

1.根據(jù)本科培養(yǎng)方案報送開課計劃。

2.將教務(wù)處編排的本系課程表分發(fā)至有關(guān)班級和任課教師，處理課表調(diào)動事宜，統(tǒng)計教師任課情況，在每學(xué)期上課前，將教學(xué)記錄表送至任課教師。

3.經(jīng)系領(lǐng)導(dǎo)同意后，受理本系教師的課程變動及調(diào)課申請，并統(tǒng)一辦理相關(guān)手續(xù)。

4.深入教學(xué)第一線，了解學(xué)生的學(xué)風(fēng)、學(xué)習(xí)效果及教學(xué)質(zhì)量，協(xié)助系主任及時解決存在的教與學(xué)方面的問題。協(xié)助系主任安排系部干部聽課，收發(fā)聽課記錄并報教務(wù)處。

5.搜集學(xué)生對任課教師教學(xué)情況的意見、建議和要求，并及時向教務(wù)處反映。

6.按要求辦理教務(wù)處布置的其它工作。

三、考務(wù)、成績及試卷管理

1.落實教務(wù)處下達(dá)的各種考試安排。

2.負(fù)責(zé)登記本系學(xué)生的考試成績，按時匯總報送本系教師開課班級的成績單。

3.協(xié)助組織各類考試并通知師生，收取成績登記表并登錄本系學(xué)生考試成績，及時通知課程不及格的學(xué)生和家長，并將課程不及格情況統(tǒng)計表報送教務(wù)處，通知學(xué)生重修或補(bǔ)考。

4．協(xié)助處理考試舞弊違紀(jì)學(xué)生，對舞弊和學(xué)籍異動學(xué)生進(jìn)行教育。

5．協(xié)助做好教學(xué)檔案的收集工作，并定期進(jìn)行整理、歸檔。

四、教材管理

1.落實本系教材預(yù)訂計劃。

2.及時反饋教師、學(xué)生對使用教材的有關(guān)信息。

3.協(xié)助系教材委員會及系領(lǐng)導(dǎo)做好本系教材的編寫、評優(yōu)等組織協(xié)調(diào)工作。

五、選修及輔修管理

1.組織本系學(xué)生選修、輔修的報名登記，并報送教務(wù)處。

2.協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)安排選修、輔修任課教師。

3.協(xié)助系部做好輔修專業(yè)班學(xué)生的教學(xué)管理工作。

4.建立健全輔修專業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案。

六、畢業(yè)生工作

1.負(fù)責(zé)畢業(yè)生的成績整理核查工作，及時報送最后一學(xué)期各科成績及畢業(yè)論文成績。

2.編報畢（結(jié)）業(yè)和授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單，經(jīng)系部審核后送教務(wù)處核對后留存。

3.根據(jù)系部審核通過的名單組織填寫畢業(yè)證書和學(xué)位證書，并負(fù)責(zé)發(fā)放。

4.協(xié)助辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。

七、其它工作

1.認(rèn)真及時做好教務(wù)處與系部之間的信息溝通。

2.負(fù)責(zé)教學(xué)文件的收、發(fā)、保管，及時填報有關(guān)報表。

3.完成系領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

4.為本單位內(nèi)部做好相關(guān)的教學(xué)服務(wù)工作。