為了進(jìn)一步加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在我系教育教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和管理水平，根據(jù)《呼和浩特民族學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法》，特制訂本規(guī)定。
一、系教學(xué)檔案的歸檔范圍
1、上級(jí)教育行政主管部門(mén)、學(xué)院下達(dá)的教學(xué)工作文件。
2、學(xué)院制定的各類(lèi)教學(xué)規(guī)章制度、辦法和條例及外語(yǔ)系制定的相應(yīng)配套文件。
3、外語(yǔ)系有關(guān)教學(xué)工作的各種重要會(huì)議的通知、文件、記錄。
4、外語(yǔ)系人才培養(yǎng)方案以及學(xué)科專(zhuān)業(yè)和課程建設(shè)等文件。
5、外語(yǔ)系學(xué)生檔案。
6、外語(yǔ)系在校學(xué)生學(xué)籍變更材料（包括休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué)等）。
7、外語(yǔ)系學(xué)生獎(jiǎng)懲有關(guān)材料。
8、外語(yǔ)系本科生課程一覽表、外語(yǔ)系專(zhuān)科生課程一覽表。
9、外語(yǔ)系教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)進(jìn)度表、教師個(gè)人教學(xué)檔案。
10、外語(yǔ)系期中教學(xué)檢查有關(guān)材料。
11、外語(yǔ)系教學(xué)督導(dǎo)組聽(tīng)課記錄、匯報(bào)材料、總結(jié)。
12、外語(yǔ)系組織教師、學(xué)生參加各級(jí)各類(lèi)學(xué)科競(jìng)賽、獲獎(jiǎng)等資料。
13、外語(yǔ)系有關(guān)教材建設(shè)、多媒體課件制作的資料。
14、外語(yǔ)系學(xué)生評(píng)教原始評(píng)估表及匯總表。
15、外語(yǔ)系學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告手冊(cè)。
16、外語(yǔ)系教師參與各級(jí)各類(lèi)教學(xué)競(jìng)賽、示范課或公開(kāi)課的資料。
17、獲國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、院級(jí)精品課程或優(yōu)秀課程、重點(diǎn)建設(shè)課程的全套材料（包括教學(xué)大綱、教案、習(xí)題庫(kù)、試卷、自編或主編教材、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)講義、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、教學(xué)總結(jié)、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文）。
18、外語(yǔ)系本科生學(xué)年論文、畢業(yè)論文總結(jié)、中期檢查情況小結(jié)、綜述材料、優(yōu)秀畢業(yè)論文集。
19、外語(yǔ)系專(zhuān)科生畢業(yè)論文及總結(jié)。
20、外語(yǔ)系學(xué)生在校期間發(fā)表的學(xué)術(shù)論文。
21、外語(yǔ)系實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)有關(guān)合同、文件等。
22、外語(yǔ)系國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、院級(jí)教學(xué)改革項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告以及相關(guān)文件等資料。
23、外語(yǔ)系獲院級(jí)以上教學(xué)成果獎(jiǎng)的教改項(xiàng)目的有關(guān)資料。
二、教學(xué)檔案的管理
1、教學(xué)檔案管理工作由系主任負(fù)責(zé)，辦公室主任為兼職檔案員。
2、外語(yǔ)系相關(guān)教學(xué)人員和教學(xué)管理人員，在工作中應(yīng)隨時(shí)做好資料的積累和搜集，并及時(shí)向檔案員提供歸檔材料。
3、電子版材料及時(shí)在移動(dòng)硬盤(pán)備份，上報(bào)的文件材料留存復(fù)印件歸檔。
4、檔案員每學(xué)期要進(jìn)行一次全面的檔案搜集整理工作，并制作分類(lèi)目錄。
5、重要的教學(xué)檔案借閱、復(fù)制需經(jīng)系主任批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記；一般教學(xué)檔案借閱、復(fù)制由檔案員酌情處理，但需進(jìn)行登記。
6、工作中不慎遺失的文件資料，由遺失人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊。
本辦法自2009年3月1日起試行，由外語(yǔ)系系務(wù)委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
