為更好地促進(jìn)我校國際交流與合作，規(guī)范國際會議管理，根據(jù)上級有關(guān)部門文件精神，特制定本管理辦法。

第一條 國際會議指與會者來自3個(gè)或3個(gè)以上國家（含主辦國）在華舉辦的會議。舉辦國際會議應(yīng)符合我國外事管理規(guī)定，不涉及政治敏感問題，應(yīng)有利于提高我校的科研、學(xué)術(shù)水平和國際知名度。

第二條 對外合作與交流中心是我校國際會議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)國際會議的申報(bào)、管理。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得以我校名義主辦、協(xié)辦或承辦國際會議或者邀請境外人士（含港、澳、臺）參加我校舉辦的國際會議。科技處負(fù)責(zé)會議學(xué)術(shù)審查。

第三條 校內(nèi)各單位在申請以我校名義舉辦的國際會議時(shí)，應(yīng)首先明確我校為會議的主辦者或承辦者。由其他單位主辦、擬由我校承辦或協(xié)辦的國際會議，申報(bào)時(shí)須提供主辦方的委托函或任務(wù)批件。

第四條 舉辦國際會議的單位或部門應(yīng)至少提前4個(gè)月向?qū)ν夂献髋c交流中心遞交書面申請材料（同時(shí)需要電子版）。舉辦單位先將申請材料報(bào)該單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，再交至保衛(wèi)處、宣傳部、科技處、對外合作與交流中心負(fù)責(zé)人審核并簽字。然后，對外合作與交流中心將申請材料報(bào)請校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。最后學(xué)校呈文對外合作與交流中心報(bào)送自治區(qū)外事辦審批。

第五條 舉辦單位提交的申請書面材料應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1. 舉辦國際會議的請示，請示內(nèi)容包括：舉辦國際會議的目的、意義及必要性；會議主要議題；主辦單位及協(xié)辦單位名稱；舉辦時(shí)間、會期、地點(diǎn)（城市）、與會人員結(jié)構(gòu)范圍，總?cè)藬?shù)；擬邀請外賓人數(shù)及人員名單(含姓名、性別、年齡、國別、職務(wù)等信息)；經(jīng)費(fèi)來源；相關(guān)涉臺和其他敏感問題及對策；有關(guān)國際組織情況等。

2. 國際組織授權(quán)舉辦此次國際會議的相關(guān)函件。

3. 國際會議的會旗、會徽等。

4. 經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)表。

5. 詳細(xì)、緊湊的日程安排。

6. 參會的重要國內(nèi)人員（包括姓名、性別、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等）。

7. 會議主席和會務(wù)組主要成員、會議聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

8. 作為主辦、合辦、協(xié)辦或委托籌辦單位和經(jīng)費(fèi)資助單位的境外組織的背景材料（名稱須中英文、內(nèi)容包括該國際組織的章程、組織機(jī)構(gòu)、政治背景、對華態(tài)度、歷次活動及成員有無“一中一臺”或“兩個(gè)中國”問題）。

9. 我校為非主辦單位，須提供主辦方的委托函或任務(wù)批件。

10. 其他需要特別說明的情況。

第六條 審批通過后，對外合作與交流中心將批文轉(zhuǎn)交給舉辦單位。舉辦單位方可進(jìn)行會議的籌備工作 。會議籌備、舉辦過程中若發(fā)現(xiàn)問題，舉辦單位應(yīng)及時(shí)上報(bào)對外合作與交流中心。

第七條 一般學(xué)術(shù)會議，不邀請國家、自治區(qū)、市黨政領(lǐng)導(dǎo)出席。如需邀請，舉辦單位應(yīng)提前一個(gè)月上報(bào)，并將領(lǐng)導(dǎo)活動安排表、發(fā)言稿報(bào)送對外合作與交流中心。

第八條 堅(jiān)持厲行節(jié)約、講求實(shí)效。嚴(yán)格控制會議規(guī)模、住宿標(biāo)準(zhǔn)、會議時(shí)間和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，會議原則上安排在校內(nèi)進(jìn)行，不組織安排會后公款游覽、參觀。

第九條 會議結(jié)束后，舉辦單位要認(rèn)真總結(jié)，并于會議結(jié)束后7日內(nèi)將書面總結(jié)（同時(shí)需要電子版）、影音資料以及會議中形成的重要文獻(xiàn)送交對外合作與交流中心存檔。對外合作與交流中心負(fù)責(zé)向自治區(qū)外事辦匯報(bào)，并將會議材料移交校檔案室保管。

第十條 本規(guī)定自頒布之日起施行，由對外合作與交流中心負(fù)責(zé)解釋。