凡我校主辦或冠以我校名義協(xié)辦的國(guó)際會(huì)議，其申報(bào)程序規(guī)定如下：

一、申辦材料

1．申請(qǐng)報(bào)告：由單位負(fù)責(zé)人簽署并加蓋單位公章。申請(qǐng)報(bào)告須提供以下內(nèi)容：會(huì)議名稱（中英文）、主題與意義、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員（總?cè)藬?shù)、國(guó)籍與職務(wù)）、協(xié)辦單位等；

2．?dāng)M邀請(qǐng)境外人員，包括其國(guó)籍、職務(wù)、擬在境內(nèi)停留時(shí)間；

3．填寫《舉辦國(guó)際會(huì)議申報(bào)表》

4．若是協(xié)辦，需提交主辦有關(guān)會(huì)議材料（同上述1、2、3項(xiàng)）；

5．會(huì)議通知；

6．會(huì)議日程安排；

7．會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源和預(yù)算。

二、申請(qǐng)?zhí)峤粫r(shí)間

主辦或承辦單位應(yīng)在會(huì)期前至少3個(gè)月（歐美國(guó)家、澳大利亞新西蘭等國(guó)4-6個(gè)月）將相關(guān)申請(qǐng)材料報(bào)對(duì)外合作與交流中心。

三、會(huì)議審批

由本單位、保衛(wèi)處、宣傳部、科技處、對(duì)外合作與交流中心備案并報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后，以學(xué)校名義行文報(bào)上級(jí)主管部門審批。

四、會(huì)后上交材料

會(huì)議結(jié)束一周內(nèi)，主（承）辦單位將以下材料交對(duì)外合作與交流中心：實(shí)際參會(huì)人員名單，會(huì)議總結(jié)報(bào)告（中文），會(huì)議文集以及會(huì)議期間形成的一些重要資料。